¿Cuánto inventario hay que tener?

 

Lillhagensvan
Dirigentens / Foter.com / CC BY

Si tenemos poco, perdemos calidad de servicio y oportunidades. Si tenemos mucho, gastamos mucho en gestión de inventario y en capital inmovilizado que tiene muy poca o nula rentabilidad.
¿Cuánto inventario hay que tener? El Sistema GAI (Gestión Amortiguada de Inventario) responde a esta pregunta en el marco general de su propuesta de la siguiente manera: hay que tener una cantidad inicial (qué ya veremos como la determinamos), una particular dinámica de reposición y un procedimiento de sintonía o ajuste permanente –estos dos temas serán motivo de notas siguientes.

¿Cómo se determina la cantidad inicial que propone el Sistema GAI?
Primero establecemos un parámetro que llamaremos “tiempo de reposición amplio: TrA” que es el tiempo que transcurre entre que ocurre la baja de un artículo en el stock hasta que se recibe la reposición correspondiente. El TrA comprende: el tiempo que transcurre entre la baja y la detección de la misma, luego el tiempo que implica realizar los pasos administrativos hasta que el proveedor tiene noticia de un nuevo pedido, posteriormente transcurre el tiempo de producción y transporte, finalmente está el tiempo que pasa entre que se recibe la mercadería y efectivamente está disponible en el inventario. Queda claro que en el tiempo de reposición amplio, en el TrA existen períodos que fundamentalmente depende de nosotros: inspección, procesos administrativos de comunicación y aprobación, y períodos que básicamente depende del proveedor: proceso del pedido, producción y transporte.

En base a la historia de consumo y uso del ítem en particular que estamos considerando, vamos a determinar cuál ha sido el máximo consumo histórico que se ha dado en un período igual al TrA actual. Para fijar ideas, supongamos que el tiempo de reposición amplio para el ítem A001 es de unas 6 semanas, y en base a la información histórica que tenemos vemos que el máximo consumo que ha ocurrido en un lapso de 6 semanas ha sido de 16.000 unidades.
Luego que tenemos determinado el máximo consumo histórico ocurrido en un TrA, ahora lo multiplicamos por un factor de seguridad que tiene en cuanto lo crítico que es ese suministro para nuestra operación y lo confiable ( o no ) que son nuestros proveedores. De manera genérica es habitual comenzar considerando un factor de seguridad del 50%, es decir, que multiplicamos el máximo consumo en el TrA por el factor 1.5. Eso nos da en nuestro caso: 16.000 x 1.5 = 24.000 unidades del ítem A001. Ese valor de 24.000 será lo que consideraremos como valor inicial del Sistema GAI para ese ítem. Y en operación normal, tendremos como disponible en nuestro inventario una cantidad que estará la mayor parte del tiempo entre el 30 y el 60 % del valor inicial, que podemos conceptualizar rápidamente como en el orden de la mitad para fijar ideas: lo que en este ejemplo sería de 12.000 unidades aproximadamente.

Es muy importante tener en consideración que dado el impacto que tiene el TrA en la determinación de las cantidades a manejar, que se hagan todos los esfuerzos necesarios para disminuir el TrA al mínimo; la experiencia nos muestra que  se pueden lograr reducciones muy grandes tanto en los componentes de tiempo de reposición amplio internos como externos, que redundan en reducciones muy significativas de las cantidades a manejar, sin deterioro de la calidad del servicio.

En próximas entregas veremos la dinámica de reposición y el procedimiento de ajuste. La dinámica de reposición es el conjunto de decisiones que dan respuesta a las otras dos preguntas claves de la gestión de inventarios:

  • ¿Cuándo hay que reponer? (tiempo)
  • Cuánto hay que reponer? (cantidad).

El procedimiento de ajuste o sintonía de los inventarios es el marco de referencia para tomar las decisiones de sintonía de los niveles de inventario que manejamos con el Sistema GAI.

Socio fundador de GRUPO TRÚPUT.

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