2 enfoques de mejora para la gestión de proyectos

Los dos bayos
Eduardo Amorim / Foter.com / CC BY-NC-SA

¿Qué se ha hecho en estos últimos 20, 30 años para mejorar los resultados? ¿Qué enfoques o líneas de mejora se están desarrollando? Principalmente encontramos dos, por un lado están aquellas que buscan reducir la incertidumbre y por otro las que tratan de manejarla y sacar provecho de ella.

El enfoque de reducción de la incertidumbre, busca mejorar todos los procesos de proyectos y quitarle al máximo su variación o incertidumbre. Para ello identifica los procesos, los estandariza y constantemente busca mejorarlos a partir de los errores cometidos. Busca reducir al máximo la variabilidad de cada proceso, para obtener un resultado final predecible. Por mencionar algunos de los procesos en dónde se dedican mucho esfuerzo a minimizar la variabilidad o incertidumbre es en la identificación y gestión de los stakeholders, la recolección de los requerimientos, la construcción de la estructura de desglose del trabajo (WBS por Work Breakdown Structure) y la estimación del tiempo de las tareas, entre otros. Organizaciones internacionales como el Prince (creada en 1989 en el  Reino Unido) y Project Management Institute (creada en 1969, Estados Unidos) están abocadas a la estandarización de los procesos para la gestión de proyectos, proporcionando una  metodología de gestión a medida y fácilmente escalable para la gestión de todo tipo de proyectos. Certifican a las personas en distintas áreas o roles dentro de la gestión de proyectos, como por ejemplo la certificación PMP (Project Management Professional) del PMI.

Mi opinión es que este enfoque de mejora ha dado ya lo que puede dar. Y lo que nos ha enseñado y brindado a los que gestionamos proyectos es muy valioso. Yo lo veo como una condición necesaria para la siguiente mejora, la cual que nos debe permitir que más del 90% de los proyectos termine en plazo, presupuesto y prestaciones.

Está el otro enfoque de gestión de la incertidumbre, que a diferencia del anterior, asume que la incertidumbre existe, que no se puede reducir a cero y por lo tanto hay que gestionarla y sacar provecho de ella. Entiende que hay una relación importante entre el comportamiento humano en los proyectos y la utilización de las protecciones que usan para enfrentar los imprevistos. Trabaja con el hecho que a medida que nos alejamos del presente, perdemos el foco, y nuestras acciones y comportamientos no son los mejores para el proyecto. Opera con el supuesto que en el momento que a una persona se le dice que tiene que hacer una tarea en X días, automáticamente se convierte en una autoprofecía. Inmediatamente empiezan a darse comportamientos muy humanos, como “tengo tiempo”, “ahora tengo otras cosas más importantes”, que hacen que la tarea se termina en el mejor de los casos X días o más tarde cuando surgen imprevistos.

La metodología de Cadena Crítica sigue este enfoque de la gestión de la incertidumbre. Es desarrollada a fines de 1990 por el Doctor en Física Eliyahu Goldratt creador de Teoría de Restricciones conocida como TOC por sus siglas en inglés de Theory of Constraints. TOC es una manera distinta de gestionar las organizaciones. Postula que el máximo desempeño que puede lograr una organización está dictado por su restricción y por lo tanto si uno quiere manejar al sistema y no que el sistema lo maneje a él debe identificar esa restricción y operar en función de ella. La aplicación de estos conceptos a la gestión de proyectos es lo que se conoce como Cadena Crítica o Critical Chain Project Management (CCPM). Los buenos resultados que se logran hacen que su crecimiento en el mundo está siendo exponencial. Organizaciones como las fuerzas armadas de USA (el ejército, la marina y la fuerza área) que tienen una enorme influencia en la industria por su gran poder económico, emplean Cadena Crítica. El PMI lo ha incorporado rápidamente en su guía de estándares el PMBOK. En Uruguay lo utilizan como manera de gestionar los proyectos empresas como Aluminios del Uruguay, Ecoflex, American Chemical y UTE. La Facultad de Ingeniería de la UDELAR lo enseña desde hace más de 10 años.

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