El secreto para estimar un tiempo exacto

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Cormullion / Foter.com / CC BY-SA

¿A usted le parece que para que sus proyectos terminen a tiempo es necesario establecer las duraciones exactas de los tiempos de las tareas ?

Mi opinión y años de experiencia al respecto puede gustarle o disgustarle mucho:

  • Es imposible hacer estimaciones exactas.
  • Las soluciones que vayan por este camino están destinadas al fracaso.

Uno de los principales problemas a los cuales se los responsabiliza de los malos resultados en la gestión de proyectos es a la incertidumbre y el error en las estimaciones. Si las estimaciones fueran más precisas entonces el proyecto tendría más probabilidad de terminar a tiempo.

Pedirle a un proyecto que sus estimaciones sean exactas, sin incertidumbre, es como tratar de encontrar una mejor manera de pronosticar la demanda de un producto o saber cómo será el clima la semana que viene. Imposible, y además inútil. Nadie sabe lo que va a durar una tarea, es la característica de los proyectos, la incertidumbre. Ni siquiera en los proyectos dónde una tarea similar se hizo varias veces. Tomemos por ejemplo la construcción, y la tarea de levantar una pared de 30 metros cuadrados. La experiencia le dice al constructor que en promedio hacer esta tarea le ha llevado una jornada de 8 horas con 2 operarios. ¿Cuál es la probabilidad que la siguiente pared de 30 metros cuadrados se realice en una jornada? Muy cercana a cero. Por mencionar algunas cosas de las que nunca pasan, podría llover, faltar un operario, haber un paro de trabajadores, no estar los materiales necesarios, quedar fuera de especificación, etc. Es posible saber lo que pasó pero no lo que va a pasar. La próxima tarea de levantar una pared puede tomar desde 4 horas a 7 días.

Sin embargo, a pesar de que todos sabemos que es imposible saber con precisión lo que tomará realizar una tarea, muchos de los esfuerzos de mejora van por este camino. Yo considero que este camino es un verdadero desperdicio de tiempo y de capacidades de profesionales que podrían estar aportando en otras áreas. Peor aún es la situación cuando vemos que la manera de gestionar los proyectos está en esta línea. Le huimos a la incertidumbre y al caos, nos da temor y nos sentimos incómodos trabajando en un entorno poco predecible. Queremos estandarizar y  tener todo cuadradito cuando por este lado no está la solución.

Si exploramos con un poco más de detalle vemos varios comportamientos y maneras de actuar en los proyectos que siguen esta línea. El tratar de que cada tarea se realice en el tiempo estimado es uno de ellos. La gran mayoría de los proyectos se gestiona bajo la premisa que si se logra que cada tarea termine a tiempo el proyecto va a terminar a tiempo. La premisa es cierta, pero la probabilidad de que se pueda cumplir es prácticamente nula. La única manera de que sea posible cumplirla sería utilizando protecciones de tiempo muy grandes. Me refiero a que podría hacer un proyecto donde, con el objetivo de realizar cada tarea en el tiempo estimado, a cada estimación de tiempo se le agregue una protección de tiempo muy generosa, pero esto haría que el tiempo de entrega total o sea la promesa de tiempo del proyecto lo deje fuera del mercado. Esta manera de gestionar los proyectos es la principal responsable de los malos resultados. No los temas de alcance, ni de recursos ni de estimados ni muchos otros con los cuales podemos hacer una lista interminable.

Esta manera de gestionar “La manera de terminar un proyecto a tiempo, es tratar de terminar cada tarea a tiempo” está presente en muchos de los procesos con los que se gestionan los proyectos. Por ejemplo en la manera que se evalúa el estado o avance del proyecto. Durante la ejecución a cada responsable de la tarea se le pregunta cuánto lleva realizado. En base a esta información y lo planificado originalmente se determina cómo va el proyecto. Lo que ocurre generalmente es que el responsable reporta un avance normal hasta que unos días antes de la fecha de fin de la tarea revela las complicaciones. “Se complicó. Estamos haciendo todo lo que está a nuestro alcance,” “Es probable que necesitemos más recursos”…Es muy común ver en los proyectos que el último 10% es muchísimo mayor al 10% del tiempo transcurrido hasta ese momento.

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