El único criterio para tener reuniones de trabajo

reuniones-caras1 Las preguntas relevantes en el tema de las reuniones es por qué las tenemos y para qué las hacemos.
No nos vamos a detener ahora en cuáles son las razones, los por qué, que nos han llevado a tener reuniones, ya que algunos de ellos se pierden en la noche de los tiempos en las cuales unas personas que vivían en cuevas se reunían en torno a una fogata a compartir historias y programar actividades. Queremos sí emplear este espacio para establecer cuál debe ser el motivo único para tener reuniones de trabajo de alto desempeño en la empresa contemporánea; lo llamamos el criterio ECS, que corresponde a ESFUERZO COLECTIVO SIMULTÁNEO.

  • ESFUERZO. El primer filtro que debe pasar un asunto es que su tratamiento requiera una magnitud de esfuerzo que supere las posibilidades de una persona. Si el tema puede ser adecuadamente manejado por una persona (o eventualmente dos), se requiere que lo atiendan y por ello no se necesita una reunión de varios. Está claro que el esfuerzo del que se habla es de naturaleza intelectual, nos referimos a juicios, creatividad, evaluación, y demás productos del trabajo mental.
  • COLECTIVO. Aquí no nos referimos a la magnitud del esfuerzo que está contemplado en el punto anterior, sino a la variedad de dimensiones o ramificaciones que tiene el asunto y que por ellos necesita la atención de varios colaboradores que contemplen las distintas facetas del tema. Los asuntos muy planos o específicos pueden ser atendidos por una única persona que disponga de las habilidades pertinentes y entonces no debe convocarse una reunión para tratarse el punto.
  • SIMULTÁNEO. Este tercer aspecto nos enfoca en la necesidad que el esfuerzo colectivo que se requiere deba disponerse en el mismo acto; hay asuntos que requieren el concurso de varios, pero el esfuerzo que cada uno debe realizar, no requiere que se haga en el mismo momento. Puede ser que cada persona elabore en base a lo que hicieron los anteriores y luego alcanza que cada uno vea el producto en su fase final para incorporar algún detalle, y ello puede hacerse de modo remoto y no simultáneo, facilitando que cada uno realice su parte cuando le sea más conveniente.

Aquellos temas que superan el criterio ECS, pueden tratarse en una reunión de trabajo; los que no, es mejor que sean atendidos de modo individual o de manera secuencial por los que deban intervenir.

Una interesante excepción a esta posición son las reuniones de festejos. Para saber sobre ellas, conviene leer en: http://grupotruput.com/2012/10/15/festejen-festejen/.

Socio fundador de GRUPO TRÚPUT.

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