Quiero saber si terminaste, no cuánto vas avanzando!

Una vez un diputado presentó un proyecto de ley para prohibir a los políticos utilizar los gerundios en sus discursos. Frases cómo “estamos haciendo…”, “estamos redactando…”, “estamos implementando…” quedarían prohibidas. La propuesta fue un fracaso rotundo, pues quitaba del discurso político una herramienta muy utilizada que permite decir muchas cosas sin hacer nada. Pero, qué tiene que ver esto con la Gestión de Proyectos?

Algo parecido pasa durante el monitoreo y control de los proyectos. La manera habitual para establecer el grado de avance de la ejecución de un proyecto es evaluando cómo voy en cada tarea abierta. Una tarea está abierta cuando hay un permiso para comenzar su ejecución. En cada período de revisión de estado del proyecto, cada recurso le reporta a su jefe cuánto va, el jefe de este recurso le da esa información al Gerente de Proyecto y éste actualiza la información del proyecto. En estos reportes se permite estimar un porcentaje de avance en la ejecución de la tarea.

Veamos un ejemplo de una tarea que durante la planificación su estimación de tiempo fue de 15 días. En el día 1 se abrió la tarea, o sea se le dio permiso al recurso a comenzar la ejecución de la misma. El recurso realiza el reporte de avance una vez a la semana. Lo que vemos en la mayoría de los casos es que el día 5 se reporta en el entorno del 30%, en el día 10 un 70% y ¿en el día 15? En el mejor de los casos se terminó justo en ese día (casi nunca vemos tareas que terminan antes, pero este es tema de otro artículo), pero en una gran cantidad de casos justo en ese día aparecen los problemas y las excusas. Cuando esto ocurre, es muy probable que se necesiten otros 5 ó 10 días para terminar la tarea. Esto problema se evidencia tanto a nivel de tarea como del proyecto. Es muy conocida la frase “El 10% final demoró tanto como el primer 90%”

CADENA CRÍTICA: una manera diferente de gestionar los proyectos

CADENA CRÍTICA, es el nombre con el cuál el Dr. Goldratt llamó a una manera de gestionar los proyectos. El Dr. Goldratt creador de la Teoría de Restricciones, escribió en el año 1997 el libro Critical Chain, en dónde explica los fundamentos de esta metodología de gestión de proyectos. Rápidamente es incorporada por los organismos de certificación internacional como el PMI, por los grandes desarrolladores de software como Oracle (Primavera), SAP y Sciforma entre otros, así como utilizada en miles de organizaciones y enseñada en las universidades y escuelas de negocio.

Posibles respuestas: “está terminada”, “no está terminada”,

La metodología de CADENA CRÍTICA también responde la pregunta de cómo va el proyecto pero de manera muy diferente. En este artículo no vamos a profundizar en este tema, pero sí vamos a ver parte del mismo, que tiene que ver con cómo los recursos reportan su trabajo. En cada período de revisión de estado del proyecto, cada recurso también le reporta a su jefe cuánto va, pero tiene solo dos posibles respuestas. Está hecha o no está hecha.

El recurso responsable de la tarea desde que comienza a trabajar en el asunto, tiene como objetivo terminarlo lo antes posible, no cuando se lo marca una planificación. Su concentración y su esfuerzo están en realizar la tarea con el nivel de calidad establecido y en el tiempo más breve que pueda, o dicho de otro modo, a la mayor velocidad que pueda desplegar.

El Gerente de Proyecto en relación a este asunto, centra su mayor actividad en facilitar que la persona o el equipo responsable de la tarea, pueda desplegar todo su potencial para realizarla a la mayor velocidad posible. No se trata de premia o castigar en base al cumplimiento de una fecha estimada en la planificación. El esfuerzo se enfoca en que estén todos los medios disponibles para lograr la mayor velocidad. El Gerente de Proyecto debe evaluar si realmente se está yendo a la mayor velocidad; si es así, está todo bien y si no, es su misión corregirlo. No es aceptable el trabajo desconcentrado o a media máquina. Durante la ejecución no quiere tener una estimación de cuándo se va a terminar esta tarea; quiere saber que se terminó.

Las estimaciones sobre la marcha en general son de utilidad solamente en ciertas circunstancias, y en otras, lo que consiguen es distraer esfuerzo de la específica tarea de la ejecución. De este modo pasamos de estar reclamando el cumplimiento de fechas pre-establecidas, a apoyar en la ejecución veloz de las mismas.

 

 

Consultoría empresarial basada en TEORÍA DE RESTRICCIONES (TOC sigla por Theory of Constraints).

Tagged with: ,

Leave a Reply