Urgente: ¡todas las reuniones deben ser urgentes!

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¡En nuestra empresa el capital más valioso es la gente! Puede ser que sea así, pero, debemos actuar en consecuencia. Pues si el personal es valioso, su tiempo también lo es y por lo tanto no debemos desperdiciarlo en reuniones de poco valor o aporte para la empresa. Un criterio que facilita discernir si vale la pena realizar una reunión para tratar un asunto determinado, es el criterio que llamamos ECS: Esfuerzo Colectivo Simultáneo. El asunto en cuestión debe requerir para su resolución del esfuerzo intelectual de varios –de ahí lo colectivo— y ese esfuerzo colectivo debe realizarse de modo simultáneo por la naturaleza del asunto o por la conveniencia de su tratamiento. Si alguno de estos tres elementos no es un requisito, entonces, debe cuestionarse muy fuertemente la necesidad de convocar a una reunión y por lo tanto emplear en ello el “más valioso capital de la empresa”.

Si el asunto es relevante para la organización y además su tratamiento satisface el criterio ECS entonces debe realizarse la reunión. En estas condiciones, para atrapar la atención de los participantes y para lograr el mejor nivel de esfuerzo para su tratamiento efectivo, es sumamente importante que el convocante de la reunión o el facilitador de la misma en el caso que se emplee los servicios de uno, deben hacer la reunión ágil, imprimiendo un considerable sentido de urgencia a su tratamiento. Hay que ser profundo pero no demorarse en deliberaciones menores, se trata de dar con un curso de acción lo suficientemente bueno en un tiempo razonable, y a nivel empresarial moderno, los tiempos razonables son tiempos breves comparados con épocas anteriores.

Cuando el asunto no tiene tanta relevancia, el tratamiento urgente es una buena medida para disponer de tiempo para atender otras cuestiones que pueden tener impactos más significativos a los resultados buscados. Por ello, ya sea que el asunto lo requiere por su alto o bajo impacto, en todas las instancias, es muy conveniente que se haga en modalidad urgente; esto de algún modo indirecto y subliminal, está estableciendo el mensaje de la importancia y del valor del tiempo de los participantes: operamos con rapidez para poder liberar cuanto antes a los recursos humanos que hemos convocado para esta reunión.

No es un tema menor el hecho de que trabajar con cierto sentido de urgencia disminuye las distracciones pues convoca la atención del mismo modo que ocurre cuando vamos en el automóvil a altas velocidades –es mucho más difícil distraerse con el paisaje que cuando vamos muy lento.
Para aprovechar y respetar el tiempo de todos, hagamos reuniones ágiles tratando los asuntos con carácter de urgencia.

Socio fundador de GRUPO TRÚPUT.

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