¿Qué re-unimos en las reuniones?

Coincidimos completamente con Dan Rockwell, consultor norteamericano en estrategia, quien establece que la existencia de demasiadas reuniones en una organización es un claro síntoma que indica que o bien la gente no está adecuadamente alineada con la estrategia de la empresa, o que no está apropiadamente facultada o autorizada para actuar según su propio juicio. De ahí que deban existir continuas reuniones para –como decimos en Uruguay— “dar línea”, esto es establecer permanentemente las directivas generales y dar las autorizaciones correspondientes.
Esta situación se puede dar cuando las condiciones de inserción de la empresa en el mercado son tan cambiantes que es imprescindible estar cambiando radicalmente de estrategia y entonces las reuniones de re-alineación resultan imprescindibles. También puede ocurrir que haya serios problemas de delegación y que entonces las reuniones se constituyen en las instancias de emisión de los “permisos de actividad”; nadie hace nada por su cuenta, salvo que se le haya dado la autorización (que es una forma políticamente correcta de orden).

Si los asuntos a tratar son habituales y comunes, seguramente deben estar contemplados en algún procedimiento que corresponde ejecutar, (si el procedimiento no existe, es muy importante dedicar esfuerzos a desarrollarlo ya que de esa forma se cimenta la calidad y la economía de recursos). Es decir que si sabemos qué hay que hacer, lo que corresponde es hacerlo y no reunirnos para establecer que vamos a hacer lo que tenemos que hacer. Oportunamente se podrá ver si los procedimientos son adecuados para la clase de resultados que se pretenden y qué clase de lecciones hemos aprendido de su uso, y tal vez, esa actividad pueda propiciar una reunión.
De por si un procedimiento implica una obligación de acción y por lo tanto su autorización. De modo general, los procedimientos son instrucciones del tipo: “si ocurre esto (circunstancia “disparo”), hagamos lo siguiente: … (acción establecida para lograr un resultado deseado)”. “Si se presenta un cliente sin reserva, lo invitamos a aguardar en la barra o le ofrecemos el próximo turno disponible”.
No es raro encontrar empresas que frente a situaciones comunes, que son habituales y se repiten, en vez de ejecutar un procedimiento, convocan a una reunión para “definir” qué corresponde hacer.
Como directivos tenemos que asegurarnos que los procedimientos se realicen inmediatamente que se ocurran  los hechos apropiados, y que todos los involucrados dispongan de la capacitación para ejecutarlos. Empleando la analogía futbolística, la jugada preparada se debe realizar inmediatamente que ocurran las condiciones para ella y todos los jugadores deben realizar lo que se entrenó. No se trata de detener el partido para establecer si se realiza el contragolpe por el lateral y luego el centro al área, ¡se trata de jugar ahora! En las instancias de evaluación y aprendizaje, se da la oportunidad para mejorar en base a lo que se realizó y los resultados que se lograron; ahí sí la reunión tiene sentido para la puesta en común de lo aprendido y para la eventual modificación de los procedimientos.

Si los asuntos no son comunes, hay que asignarlos a alguien para que sea la persona responsable y ella dispondrá qué clase de colaboración requiere y puede ser que por ello se convoque a una reunión. O puede ser que cada uno de los involucrados en el tema, reciba instrucciones o recomendaciones para proceder en el caso en cuestión.

El espíritu de cuerpo, la camaradería y la alineación deben realizarse con actividades específicas que NO deben ser las reuniones de trabajo que tienen otros objetivos y dinámicas.

La palabra “reunión” nos evoca la idea de “volver a unir”, es decir, supone una actividad de reparación para componer aquello que estuvo unido y que ahora ya no lo está. La unión básica que deben tener los agentes de una empresa es sobre las acciones requeridas para el logro de los resultados buscados.

La natural tendencia al desorden, hace necesaria de tanto en tanto realizar ajustes de alineación para comprobar que las mejores acciones estén reflejadas en los procedimientos y que no  se desperdicie la buena improvisación. Las acciones creativas exitosas deben clonarse para que toda la organización las aproveche; este es un buen motivo para re-unirse.

Cuando nos referimos a procedimientos, pretendemos señalar simplemente acciones pensadas con anterioridad que se realizan de acuerdo a lo que se estableció (teniendo en cuenta la adecuación de las circunstancias a lo guionado); no debe considerarse un procedimiento como un rígido código de acciones pues éstos están destinados a estar obsoletos casi al instante de su publicación. La realidad cambia mucho más rápido que las versiones de los procedimientos sumamente rígidos y protocolares.

Por ello en las reuniones de alineación, volvemos a re-unir la voluntad de actuar según lo establecido con la práctica cotidiana, de modo que todos sepan la jugada correcta y que nadie quede en “off-side”.

Socio fundador de GRUPO TRÚPUT.

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