¿Cómo mejorar las reuniones aburridas?

Patología: Reuniones Aburridas

¿Qué podemos hacer?

 

Siempre aparece en los primeros puestos de las quejas de las malas reuniones el aburrimiento. “Las reuniones son muy aburridas, parece que el tiempo no pasa nunca”.

¿Cómo podemos lograr que las reuniones no sean aburridas?

Para fijar ideas, precisemos el concepto de aburrimiento y recurramos al origen de la palabra aburrir que significa “sin horror, sin sorpresa”. Esta idea concuerda muy bien con el significado actual que le damos al concepto de reunión aburrida, en la que no pasa nada que nos sorprenda, sabemos con gran detalle que es lo que va a pasar antes de que ocurra y por ello nos cuesta mucho fijar la atención.

La solución a la patología de las reuniones aburridas es la de introducir dosis apropiadas de DRAMA y FANTASÍA.

Estamos tratando un asunto que corresponde a un hecho o una situación que se entiende que tiene relevancia para la organización, ya sea porque le plantea desafíos y/o oportunidades. Para caracterizar estas ideas vamos a emplear las siguientes siglas:

  • PINs: Posibles Impactos Negativos.
  • POPs: Probables Oportunidades Positivas.

Se trata entonces de presentar el asunto vívidamente empleando los PIN y los POP. Los aspectos negativos o amenazas del asunto conforman los PIN y su caracterización vívida con cierto contenido dramático, convoca la atención y desvanece el aburrimiento.

Por ejemplo:

“Nuestro más potente competidor ha comenzado una agresiva campaña de marketing basada en destacar su gran velocidad de respuesta y de tener el mejor precio del mercado”. Esta es una forma sobria de presentar el asunto en cuestión y tal vez pueda ser aburrida para varios.

“Es posible que en breve tengamos que estar haciendo nuestros currículums para conseguir algún nuevo trabajo, si no hacemos nada ahora para contrarrestar el ataque que está desplegando nuestro competidor más pesado”. El Posible Impacto Negativo (quedarnos sin trabajo) se expone con dramatismo para convocar la atención. ¿Puede ser una presentación algo exagerada? Sí ¿y qué? Nuestro principal objetivo es eliminar la bruma del aburrimiento para convocar la inteligencia de los participantes de modo activo y vibrante.

En los asuntos también podemos encontrar otros aspectos  que son Probables Oportunidades Positivas y que expuestos con un toque de fantasía, se convierten en “despertadores” que espantan el aburrimiento de las reuniones.
“Ahora que nuestro competidor está distraído enfocándose en captar nuevos clientes, seguramente está descuidando la atención de los antiguos y ahí es donde vamos a atacar nosotros; tenemos así una excelente oportunidad de crecimiento que probablemente nos llevará a que nuestro bono de fin de año sea muy interesante.”  La Probable Oportunidad Positiva (conquistar clientes del competidor) aparece con algún tinte optimista o fantasioso (bono interesante) que convoca la atención e impide que se instale el aburrimiento.

Debe quedar meridianamente claro que no es una condición suficiente para el éxito de una reunión de trabajo que esta no sea aburrida, pero es una condición necesaria para que los participantes estén en las mejores condiciones para aportar y contribuir.

Como elemento de trabajo  de alta eficiencia para apuntar a los resultados, es muy adecuado reconvertir el asunto tratado en un proyecto cuyo objetivo genérico es eliminar o minimizar los Posibles Impactos Negativos de la situación y aprovechar las Probables Oportunidades Positivas.

ASUNTO a  PROYECTO:   – PIN y + POP

 

 

Socio fundador de GRUPO TRÚPUT.

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