Una historia personal

Hace más de 20 años que me apasiona el tema de las reuniones de trabajo. Mis primeros pasos en el mundo empresarial fueron cuando comencé a trabajar en una importante industria química, filial de una enorme multinacional, en ese entonces como ayudante de ingeniero siendo aún estudiante de ingeniería química. En esa empresa, las reuniones de alto nivel, tenía algo de mágico y selecto, pues solamente participaban los “altos jefes”, durante horas y se suponía que trataban temas muy importantes y complejos.

Un día para mi más absoluta sorpresa, fui convocado, por el gerente general, a participar en una reunión en las oficinas centrales, junto con un selecto grupo de gerente, jefes, ingenieros y…yo. La “invitación” era por supuesto una orden de asistencia obligatoria y no incluía ninguna otra información sobre el asunto (suponía que extremadamente confidencial y secreta). Con mucha ansiedad y curiosidad, me presenté en las “oficinas del Centro” (la planta industrial estaba ubicada en las afueras de Montevideo); ¡al fin se me iba a develar de primera mano el mundo de las reuniones de trabajo!

La reunión duró horas eternas. Estaba toda la plana mayor de la empresa y algunos “juveniles” entre los que me encontraba yo. Inmediatamente me enteré que por lo menos en un aspecto todos los convocados estábamos en un pie de igualdad, porque ninguno sabía con claridad cuál era el objeto de la reunión.

 Luego de unos discursos introductorios en los que se comentaron varios temas de distinta importancia y actualidad, se le solicitó a cada uno de los presentes que opinaran inmediatamente sobre la actualidad de la empresa y de los proyectos que debería emprender en el futuro. ¡Ahí comenzó el festival!

Cada uno de los “grandes” se sintió en la obligación de responder a esa demanda con una minuciosa revista de la realidad de su sector, junto con su parecer sobre cuáles deberían ser las futuras inversiones de la empresa que la empresa debería realizar para apoyar diversas propuestas de proyectos. Si bien era claro que algunos tenían datos y propuestas “en cartera”, todos en algún modo estaban improvisando y construyendo en el momento una respuesta improvisada a una consulta de tanta importancia.

Algunos de los que fuimos amablemente reprendidos por nuestro silencio, dijimos que sería conveniente pensar y preparar  las respuestas a los temas planteados que abarcaban el presente y el futuro; cabe señalar que estamos hablando de una empresa exitosa, con varias líneas de productos para mercados muy diferentes y con tecnologías diversas.

En algún momento  apareció en la eterna reunión, el concepto de que se trataba de algún modo de una “tormenta de ideas”, pero era muy fácil advertir —incluso para un novato como yo— que la actividad tenía mucho más de “tormenta” que de “ideas” porque la cuestión derivó en la lucha política por destruir las propuestas de los demás y defender las propias.

Esa fue mi primera reunión de trabajo. Fue un bautismo duro porque destrozó mi ingenuidad en el tema, pero motivó mi interés en la calidad de las reuniones y se transformó en una permanente actividad profesional.

Desde aquel momento a la actualidad he estado involucrado en miles de reuniones, algunas tan malas como la primera (¡algunas incluso peores!) y varias excelentes, tanto en el país como por varios países de América Latina.

Creo que he aprendido algunas cosas importantes sobre las reuniones en este tiempo, me consideró un atento estudiante del tema y estoy profundamente convencido que son un elemento clave para el sano desarrollo de las empresas.  Decimos que los buenos resultados surgen de las buenas decisiones que nacen en reuniones de alta calidad.

Si existe la profesión de estudiante del fenómeno de las reuniones de trabajo, sin dudas que soy un “reuniólogo” porque he dedicado mucho tiempo a su estudio y a determinar qué cosas sirven para que sean actividades de gran empuje y desarrollo.

De modo grueso es posible clasificar a las reuniones empresariales en dos grupos, muy dispares en su magnitud: la mayor parte de ellas se realizan prácticamente sin ningún método ni estructura, simplemente se realizan y ocurren, y en una pequeña porción de las reuniones, se emplean alguna clase de metodología para el caso. Independiente de la metodología empleada, existe una enorme diferencia entre los resultados de una clase y la otra. Casi de modo absoluto podemos afirmar que es mejor cualquier metodología que ninguna; los resultados son mucho mejores cuando se emplea algún enfoque para realizarlas que “el método natural “.

Por supuesto que estamos muy convencidos que hemos logrado compilar y desarrollar un conjunto de herramientas para la gestión de reuniones que potencian la participación activa y la calidad de los resultados, lo hemos dado en llamar REUNIONES INTELIGENTES.

Nuestra posición comprometida con nuestro aporte en el tema, no quita que existan otros enfoques muy respetables y otras prácticas válidas, pero afirmamos el siguiente criterio: es mejor alguna metodología de reuniones que ninguna.

Y con humildad y firmeza presentamos la nuestra como una muy buena, para tener en cuenta.

Socio fundador de GRUPO TRÚPUT.

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